ChatGPTを使えば、仕事のメールやお礼メール、依頼メールなど、さまざまなメール文章を簡単に作成できます。
しかし、「どのようにお願いすればいいの？」「失礼のないメールを作ってもらえる？」と不安に感じる方もいるのではないでしょうか。
ChatGPTでメールを作成するときは、相手・目的・伝えたい内容・文章の雰囲気などを具体的に伝えることがポイントです。
条件をしっかり伝えることで、自分の状況に合ったメール文章を作成してもらいやすくなります。
この記事では、ChatGPTを使ってメールを作成する方法を初心者向けにわかりやすく解説します。
仕事で使えるメールやお礼、依頼、日程調整などのコピペして使えるプロンプト例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
ChatGPTでメールを作成する方法
ChatGPTでメールを作成する方法は簡単です。
ChatGPTの入力欄に、誰にどのようなメールを送りたいのかを入力すると、その内容に合わせてメール文章を作成してくれます。
例えば、取引先との打ち合わせ後にお礼メールを送りたい場合は、次のように入力します。
【プロンプト例】
取引先との打ち合わせ後に送るお礼メールを作成してください。
打ち合わせの時間をいただいたことへの感謝を伝えてください。
丁寧で自然なビジネスメールにしてください。
このように、単に「メールを作ってください」と入力するよりも、相手や目的、伝えたい内容を具体的に伝えるのがポイントです。
また、作成されたメールがイメージと違った場合は、「もう少し短くしてください」「少しやわらかい表現にしてください」などと追加で指示できます。
ChatGPTが作成した文章をそのまま送信するのではなく、最後に内容や宛名、日時などを自分で確認してから使用しましょう。
ChatGPTでメールを作成するときのコツ
ChatGPTは簡単な指示でもメールを作成できますが、条件を具体的に伝えることで、より自分の状況に合った文章を作ってもらいやすくなります。
特に、「誰に送るのか」「メールの目的」「伝えたい内容」「文章の雰囲気」を意識するのがポイントです。
メールを送る相手を伝える
まずは、誰に送るメールなのかを伝えましょう。
上司、同僚、取引先、お客様など、相手によって適した言葉遣いや文章の雰囲気は変わります。
【プロンプト例】
取引先の担当者に送るメールを作成してください。
丁寧なビジネスメールにしてください。
メールの目的を具体的に伝える
次に、何のためにメールを送るのかを伝えます。
「お礼」「依頼」「お詫び」「日程調整」など、目的を具体的にすることで、ChatGPTが内容を判断しやすくなります。
【プロンプト例】
上司に会議の日程変更をお願いするメールを作成してください。
失礼のない丁寧な文章にしてください。
必ず入れたい内容を指定する
メールの中に必ず入れてほしい情報がある場合は、その内容も一緒に伝えましょう。
日時や場所、商品名などの重要な情報を指定しておくと、必要な内容を含んだメールを作成しやすくなります。
【プロンプト例】
社内メンバーに会議の案内メールを作成してください。
9月10日の午後2時から会議室Aで開催することを入れてください。
30分程度を予定していることも伝えてください。
文章の雰囲気や長さを指定する
「丁寧に」「やわらかく」「簡潔に」など、文章の雰囲気や長さを指定することもできます。
【プロンプト例】
お客様へのお礼メールを作成してください。
丁寧さを保ちながら、堅すぎない自然な文章にしてください。
200文字程度でまとめてください。
このように条件を具体的に伝えることで、完成後に何度も修正する手間を減らせます。
ChatGPTで使えるメール作成のプロンプト例
ChatGPTでは、メールを送る目的に合わせてさまざまな文章を作成できます。
ここでは、仕事などで使いやすいメールのプロンプト例を紹介します。
そのままコピーして使うこともできますが、相手の名前や日時、具体的な内容などは自分の状況に合わせて変更してください。
お礼メールを作成するプロンプト
打ち合わせや対応への感謝を伝えたいときに使えます。
【プロンプト例】
取引先との打ち合わせ後に送るお礼メールを作成してください。
忙しい中、時間を作っていただいたことへの感謝を入れてください。
丁寧で簡潔なビジネスメールにしてください。
依頼メールを作成するプロンプト
相手に仕事や確認などをお願いするときのメールも作成できます。
【プロンプト例】
取引先に資料の確認をお願いするメールを作成してください。
9月15日までに確認してほしいことを伝えてください。
相手を急かしすぎない丁寧な文章にしてください。
お詫びメールを作成するプロンプト
ミスや遅れなどについて謝罪するときは、状況や伝えたい内容を具体的に入力します。
【プロンプト例】
商品の発送が遅れたことについて、お客様に送るお詫びメールを作成してください。
発送が遅れたことへの謝罪と、明日発送予定であることを入れてください。
誠意が伝わる丁寧な文章にしてください。
日程調整メールを作成するプロンプト
打ち合わせや会議などの日程を調整するときにも便利です。
【プロンプト例】
取引先に打ち合わせの日程を相談するメールを作成してください。
候補日は9月10日、11日、12日の午後です。
相手の都合を確認する丁寧なビジネスメールにしてください。
上司へのメールを作成するプロンプト
上司への報告や相談など、適切な言葉遣いに迷う場合にも活用できます。
【プロンプト例】
上司に仕事の進捗を報告するメールを作成してください。
作業は予定の80％まで完了していて、明日中に完了する予定です。
簡潔で分かりやすい文章にしてください。
メールへの返信文を作成するプロンプト
届いたメールにどう返信すればよいか迷った場合は、返信文を考えてもらうこともできます。
【プロンプト例】
以下のメールに対する返信文を作成してください。
相手の提案を了承する内容にして、丁寧なビジネスメールにしてください。
（ここに受け取ったメールの内容を入力）
このように、目的に合わせて条件を変えるだけで、さまざまなメール作成に活用できます。
ただし、受け取ったメールをChatGPTに入力するときは、氏名やメールアドレス、会社の機密情報などをそのまま入力しないよう注意しましょう。
ChatGPTで作ったメールを送る前に確認すること
ChatGPTを使えばメール作成の時間を短縮できますが、生成された文章をそのまま送信するのはおすすめできません。
内容に間違いがないか、自分で確認してから送信することが大切です。
宛名や名前を確認する
まずは、相手の名前や会社名、役職などに間違いがないか確認しましょう。
特に複数の相手にメールを送る場合は、以前使用した名前などが残っていないか注意が必要です。
ChatGPTが作成した文章でも、最終的な確認は自分で行いましょう。
日時や数字を確認する
会議の日程や締め切り、金額などの数字が含まれている場合は、間違いがないか必ず確認しましょう。
日付や時間を間違えると、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
元の情報と照らし合わせながら確認するのがおすすめです。
文章が相手に合っているか確認する
ChatGPTが作成した文章が、相手との関係に合っているかも確認しましょう。
取引先へのメールで表現がカジュアルすぎたり、反対に同僚へのメールが堅すぎたりする場合があります。
必要であれば、「もう少し丁寧にしてください」「少しやわらかい表現にしてください」などと追加で指示して修正できます。
個人情報や機密情報が含まれていないか確認する
ChatGPTにメールの内容を入力するときは、個人情報や会社の機密情報などの取り扱いにも注意しましょう。
必要に応じて、氏名を「Aさん」、会社名を「A社」のように置き換えてから入力する方法もあります。
ChatGPTはメール作成をサポートする便利なツールですが、最後は自分で内容を確認してから送信することが重要です。
ChatGPTで作ったメールが思い通りにならないときの対処法
ChatGPTにメールを作ってもらっても、「文章が長すぎる」「少し堅い」「もっと簡潔にしたい」と感じることがあります。
そのような場合は、最初から作り直す必要はありません。
作成されたメールに対して追加の指示を出すことで、自分の希望に近い文章へ修正できます。
メールを短くしてもらう
メールが長すぎる場合は、内容を残したまま短くするように指示できます。
【プロンプト例】
このメールの内容を変えずに、もう少し短くしてください。
200文字程度で簡潔にまとめてください。
丁寧な文章にしてもらう
「この表現では失礼かもしれない」と心配な場合は、より丁寧な文章に修正してもらうこともできます。
【プロンプト例】
このメールを、取引先に送っても失礼のない丁寧な文章に修正してください。
堅くなりすぎない自然な表現にしてください。
やわらかい表現にしてもらう
丁寧すぎて堅い印象になっている場合は、文章をやわらかくするようにお願いできます。
【プロンプト例】
このメールを、丁寧さを残しながらもう少しやわらかい表現にしてください。
件名も一緒に考えてもらう
メール本文だけでなく、内容に合った件名を考えてもらうこともできます。
【プロンプト例】
このメールの内容に合う件名を5つ提案してください。
受け取った人が内容を理解しやすい、簡潔な件名にしてください。
ChatGPTでは、このように追加で指示を出しながらメールを調整できます。
一度で完璧なメールを作ろうとせず、作成→確認→修正を繰り返しながら仕上げるのがおすすめです。
まとめ｜ChatGPTを活用してメール作成を効率化しよう
今回は、ChatGPTを使ってメールを作成する方法や、初心者でも使いやすいプロンプト例を紹介しました。
ChatGPTでは、お礼メールや依頼メール、お詫びメール、日程調整メールなど、さまざまなメール文章を作成できます。
希望に近いメールを作ってもらうためには、「相手」「目的」「伝えたい内容」「文章の雰囲気」などを具体的に伝えることがポイントです。
また、一度で思い通りのメールにならなくても、「もう少し短く」「丁寧な表現にして」などと追加で指示することで簡単に修正できます。
ただし、ChatGPTが作成したメールをそのまま送信するのではなく、宛名・日時・数字・内容などに間違いがないか自分で確認することが大切です。
ChatGPTの基本的な使い方や、文章作成について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
→ ChatGPTで文章を作成する方法｜初心者向けに使い方とプロンプト例を紹介
→ ChatGPTの使い方を初心者向けに解説｜基本操作から質問のコツまで
→ ChatGPTのプロンプトとは？初心者向けに書き方とすぐ使える例文を解説
まずは簡単なメールから試して、仕事や日常の文章作成にChatGPTを活用してみましょう。
